Le travail consiste à effectuer et coordonner l’ensemble des tâches reliées à la gestion des documents et archives de la Ville, incluant les documents papiers et électroniques. Le titulaire élabore des projets de programmes, de politiques et de procédures, des calendriers de conservation, des plans de classement et autres outils de gestion documentaire. Il voit à leur mise à jour et coordonne leur implantation dans les différents services de la Ville, assure la conservation et à la protection des documents, gère les documents officiels de façon à préserver leur valeur légale, le tout selon le calendrier de conservation ainsi que les lois et règlements en vigueur. Au besoin, le titulaire du poste effectue diverses tâches générales de bureau en vue d’offrir le support administratif et opérationnel requis au sein du service.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES (ne se limitant pas) :
1. Applique les lois, les normes et procédés en gestion de documents relatifs au classement, au déclassement et aux outils de recherche et de repérage de documents et d’information ;
2. Rédige des projets de politiques et de procédures, des documents informationnels et des guides d'utilisation des logiciels de gestion de documents et des archives, voit à leur mise à jour et en coordonne l’application au sein des différents services de façon continue ;
3. Élabore, met à jour et coordonne l’application du plan de classification documentaire de la Ville dans les différents services ;
4. Recommande des délais de conservation pour chaque série de documents, obtient tout avis légal le cas échéant et obtient les approbations requises auprès des Archives Nationales du Québec ;
5. Planifie, étudie et recommande les outils informatiques spécialisés en gestion de documents et archives et en coordonne l’implantation. Contribue au développement et à la mise à jour de ces outils, collabore à l’intégration des bases de données ayant un impact sur la gestion documentaire ainsi qu’à l’implantation du système de gestion intégrée de documents (GID), gère les accès aux systèmes et utilise tout autre outil informatique nécessaire à la réalisation des projets, collabore à la recherche et aux essais d'outils appropriés ;
6. Coordonne et contrôle de la masse documentaire des documents semi-actifs et inactifs en application du calendrier de conservation, supervise les versements et transferts de documents, valide les formulaires de transfert, voit à l’organisation des dépôts de documents papiers et électroniques et coordonne les activités de destruction de documents ;
7. Élabore un projet de plan de numérisation, voit à la préparation des documents en vue de leur numérisation et à la vérification des documents numérisés ;
8. Procède à la description et au traitement des fonds d'archives en conformité aux normes applicables ;
9. Vérifie la conformité des boîtes, range et classe les boîtes selon les adresses de localisation attribuées en fonction du système établi ;
10. Rassemble les séries de documents de conservation permanente et assure la protection des documents électroniques de façon à préserver leur valeur légale et historique ;
11. Organise, coordonne et anime des formations destinées aux responsables du déclassement dans les différents services ainsi qu’aux utilisateurs des logiciels de gestion documentaire ;
12. Offre le support requis aux services de la ville et fournit la documentation requise en fonction des politiques établies ;
13. Guide, oriente et coordonne le travail du personnel affecté aux activités de gestion de documents dans les services ;
14. Lorsque requis, guide et oriente le travail d’étudiants, de stagiaires ou d’employés occasionnels affectés à des tâches de gestion documentaire et vérifie la qualité du travail ;
15. Applique les procédures visant à assurer la sécurité, le contrôle des accès et la confidentialité, le cas échéant, de tous types de documents ;
16. Effectue les recherches d’information et de documents demandées par les services de la Ville et les citoyens ;
17. Recueille, traite et tient à jour toutes les données et statistiques nécessaires à son travail ;
18. Participe à des groupes de travail internes ou externes pour des projets faisant appel à son expertise ;
19. Évalue et décrit les fonds d'archives existants ou acquis afin de recommander un plan de traitement et de mise en valeur selon les normes reconnues ;
20. Rédige divers projets de rapports et documents techniques relatifs à son travail ;
21. Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l'emploi ;
22. Effectue toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Diplôme d’études collégiales en documentation ainsi qu’un certificat en archivistique ou en gestion de l’information numérique. Le certificat universitaire peut être compensé par une expérience pertinente en gestion documentaire dans le milieu municipal.
- Posséder quatre (4) années d’expérience dans un poste similaire à l’emploi (techniques de gestion de documents et d’archives ou de gestion de l’information numérique)
HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES RECHERCHÉES:
- Habiletés avec les nouvelles technologies
- Facilité à communiquer verbalement et par écrit
- Connaissance de logiciels reliés à la gestion des documents et des archives
- Connaissance du logiciel de gestion intégrée de documents (GID) Ultima ou autre logiciel similaire
- Maîtrise de la suite Office (Outlook, Word et Excel)
- Faire preuve de tact et de courtoisie ;
- Faire preuve de minutie et de précision ;
- Faire preuve de jugement et de rigueur;
- Faire preuve d’un très grand sens de l’organisation et de la coordination;
- Maîtrise du français et de l’anglais.
Les personnes intéressées et possédant les qualifications ci-haut énumérées sont priées de faire parvenir leur candidature à l’attention de Hélène Trahan Snow au plus tard le 10 octobre 2014 à 16h30 en mentionnant le concours CBC-2014-28
Par courriel à :rhdorval@ville.dorval.qc.ca
Par télécopieur : 514-633-4213
Par la poste à :
Cité de Dorval
Ressources humaines
60, avenue Martin
Dorval, QC, H9S 3R4
Prendre note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
La Cité de Dorval applique les principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe d’appartenance.
De 49 748 $ à 64 274 $ (groupe de traitement 11)
Ville de Dorval
60, avenue Martin
Dorval Québec
Canada H9S 3R4
