Description
Sous l'autorité du Chef de la division approvisionnement, le titulaire du poste exécute diverses tâches se rapportant à la conception, la préparation, la vérification et le suivi des achats de biens et services et ce, en conformité avec les procédures et politiques d'approvisionnement en vigueur Il est de plus, activement impliqué dans les processus d’appel d’offres de la division.
PRINCIPALES FONCTIONS
- Préside et dirige les sessions d’ouvertures des soumissions;
- Procède à l’analyse administrative des soumissions publiques, sur invitation et pour les honoraires professionnels;
- Procède à la réception des enveloppes de soumission, s’assure quelles ont été reçues dans les délais prescrits et procède aux ouvertures de soumissions;
- Participe au Comité d’évaluation des « soumissions pour service professionnels » et agit comme secrétaire du Comité;
- Prépare et rédige des rapports de recommandations au Conseil de Ville concernant divers types d’appels d’offres;
- Prépare et rédige les documents d’appels d’offres publics ou sur invitation (services, biens et honoraires professionnels);
- Planifie les processus d’appels d’offres en agissant entre-autre à titre de personne ressources avec les gestionnaires impliqués;
- Rédige et transmet des addendas aux soumissionnaires pour préciser et/ou apporter des corrections aux documents de soumissions déjà transmis;
- Assure le suivi, auprès de la division comptabilité, du magasin municipal, du secrétariat du service des Finances, de l’administration des Travaux publics et du département mécanique, de la liste des véhicules avec numéro d’unité pour imputation des dépenses et assure le suivi de la mise à jour de la couverture d’assurance des véhicules suite aux achats, ventes et location;
- Assure le suivi et la mise à jour du registre des permis de la flotte automobiles, des équipements pétroliers, des licences radios, des véhicules lourds auprès des organismes gouvernementaux concernés (SAAQ-RBQ-I.C-C.T.Q-RBQ) et s’assure également des paiements des frais;
- Planifie et organise le processus afin de disposer des véhicules et machineries usagés et organises la logistique en vue de l’envoi sur le site de l’encan. Assure et coordonne le suivi des revenus et les détails de l’encan auprès du service des Finances;
- S’assure de la vente de gré à gré de différents matériaux ou équipements désuets et assure d’envoi au service des Finances;
- Assure la coordination de la vente de métaux et en assure la perception des revenus;
- Rédige diverses lettres, rapports ou autres documents ou effectue certaines recherches afin de solutionner différents problèmes relatifs à ses différents mandats;
- Assure le suivi de la politique sur la gestion des biens sans maîtres et tiens à jour les dossiers des personnes expulsées incluant les délais à rencontrer pour disposer de leurs biens;
- Procède au renouvellement des items en magasin assujettis à des contrats selon la politique en vigueur;
- Reçoit les fournisseurs, répond à toutes les interrogations sur les soumissions en cours et projets envisagés par la Ville. Informe les représentants des normes et procédures en vigueur et voit à correspondre par écrit avec eux dans certains cas;
- Coordonne, avec la firme de messagerie externe ou avec le préposé au Loisirs, la cueillette et la livraison de matériel pour les différents requérants. Effectue également des démarches auprès de la SAAQ afin de récupérer tout documents en liens avec notre flotte de véhicule;
- Procède au traitement de toute demande d’équivalence de produits et transmet les addendas aux fournisseurs concernés;
- Effectue le suivi des résolutions du Conseil de Ville relatives aux commandes à préparer;
- Communique par téléphone, par courriel, par télécopieur ou par la poste avec différents fournisseurs pour s'enquérir des prix et des conditions et effectue l’achat en conformité avec la politique d'approvisionnement;
- Révise et complète les demandes d’approvisionnement reçues et consulte différents fichier informatiques, internet et informations gouvernementales pour assurer le bon rapport qualité/prix et obtenir des renseignements sur les produits;
- Sur demande, représente la Ville sur différents regroupements d’achats;
- Négocie certains contrats d’entretien pour des besoins ponctuels;
- Renseigne les requérants municipaux, les conseille en fonction des spécifications des biens requis et suggère, au besoin, des équivalences;
- Effectue le suivi des commandes qui ont été placées en s'assurant que les conditions de la transaction sont respectées;
- Reçoit les fournisseurs et les informe des normes et procédures de la politique d'approvisionnement de la Ville, s'occupe de la correspondance courante avec eux;
- Sur demande, peut être appelé à remplacer le Chef de la division approvisionnement en son absence;
- Accomplit toute autre tâche que lui confie son supérieur.
Exigences
- Attestation d’études collégiales en gestion de l’approvisionnement ou l’équivalent reconnu par le Ministère de l’éducation du Québec;
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinentes dans un domaine relié à l’emploi. (Toute combinaison de formation et d’expérience reliée à l’emploi pourra être considérée);
- Posséder des aptitudes et habilités à l’égard de standard élevé en matière de service à la clientèle;
- Posséder les qualités et aptitudes suivantes : Maîtrise de soi, entregent, sens de la communication et de l'organisation, autonomie et dynamisme et capacité de travailler sous pression.
Salaire et avantages
Taux horaire de 25,11$ pour un horaire hebdomadaire de 35 heures.
Adresse où postuler
Courriel: ressources-humaines@ville.st-hyacinthe.qc.ca
Ville de Saint-Hyacinthe
700, avenue de l'Hôtel-de-Ville
Saint-Hyacinthe, Québec
Canada J2S 5B2
Ville de Saint-Hyacinthe
700, avenue de l'Hôtel-de-Ville
Saint-Hyacinthe, Québec
Canada J2S 5B2
De la même organisation
30 avril 2024
