Mission du service
La Direction des services administratifs a pour mission d’assurer la gestion responsable et rigoureuse des ressources financières et du capital humain afin de préserver la pérennité de la qualité de vie de Pointe-Claire. Ce service peut compter sur une main-d’œuvre qualifiée et professionnelle dédiée à la qualité de vie des citoyens de la Ville de Pointe-Claire.
Responsabilités générales et objectifs de la fonction
Sous la supervision du Coordonnateur – Ressources matérielles, le ou la Commis principal(e) – Ressources matérielles doit être en mesure d’appliquer, dans son ensemble, la politique de gestion des approvisionnements, magasin et inventaire, et doit répondre aux divers services, tant internes (utilisateurs) qu’externes (fournisseurs et autres), et les soutenir.
Le ou la titulaire du poste permanent desservira majoritairement les Travaux publics (Voirie, Mécanique et Horticulture) et devra s’occuper de l’optimisation du système informatisé de gestion de ressources matérielles. Les titulaires des deux postes temporaires seront basés à l’Hôtel de Ville et auront comme tâche principale de mener à terme et supporter les projets d’appels d’offres.
Les responsabilités du titulaire sont les suivantes :
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Analyser les demandes d’approvisionnements provenant des requérants : effectuer le traitement des réquisitions soit auprès des magasins, soit auprès des fournisseurs externes; faire les demandes de prix; émettre les bons de commande internes et externes; recevoir, inspecter et inventorier les biens; faire le suivi des commandes; préparer et transmettre les pièces justificatives pour le paiement des factures.
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Établir la liste des fournisseurs potentiels aptes à répondre aux besoins à combler, en consultant l’information disponible (bottin, catalogues, fichiers) ou en effectuant des recherches sur le marché; étudier l’admissibilité d’un fournisseur en fonction d’exigences et de critères établis en vue de son accréditation ou de son inscription au fichier.
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De concert avec le Coordonnateur, déterminer les niveaux d’inventaire requis pour assurer la disponibilité continuelle de certains biens, selon la consommation antérieure, les occasions présentes ou les changements négociés avec les usagers, et mettre en place les procédures nécessaires au maintien de ces niveaux en tout temps; superviser et vérifier les activités de réception, de manutention, d’entreposage et de livraison du matériel reçu ou en inventaire; gérer les activités périodiques de prise d’inventaire.
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Préparer les appels d’offre publics ou sur invitation écrite selon la politique d’achat applicable et les règlements en vigueur; analyser les soumissions reçues et faire les recommandations appropriées aux instances décisionnelles.
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Assumer la responsabilité du lien avec la comptabilité : opération courantes, rapports mensuels sur les commandes et courus à payer, processus de fin d’année et projets spéciaux; faire le lien avec le fournisseur du logiciel d’approvisionnement sur les problématiques du logiciel et du processus.
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Guider et orienter sur une base régulière les employés dans l’accomplissement des opérations courantes associées aux ressources matérielles.
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Détenir un diplôme d’études collégiales dans un programme d’étude approprié.
Posséder deux (2) années d’expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.
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Connaissance approfondie de la gestion des ressources matérielles ainsi que des procédures qui en découlent.
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Connaissance des particularités des approvisionnements dans l'organisation publique.
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Habiletés à négocier et conclure des ententes entre divers intervenants.
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Capacité à faire preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie et à travailler en équipe.
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Capacité d’organiser son travail et de faire preuve d’initiative.
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Bonne connaissance du français et de l’anglais parlés et écrits.
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Maîtrise de l’environnement Windows (Microsoft Word, Excel et Oulook) .
à discuter
Ville de Pointe-Claire
451, boulevard Saint-Jean
Pointe-Claire Québec
Canada H9R 3J3
N.B. La seule façon de postuler un emploi est de remplir une demande en ligne. Aucune demande transmise d’une autre façon, quelle qu’elle soit, ne sera considérée.
