Reconnue comme une région proactive, nous sommes à la recherche d’une personne dynamique et compétente pour pourvoir le poste suivant :
SECRÉTAIRE AU GREFFE ET AUX ARCHIVES (POSTE TEMPORAIRE DE DURÉE INDÉTERMINÉE)
Description du poste
Le titulaire de ce poste assume les travaux de secrétariat ainsi que les tâches administratives rattachés aux activités du greffe et des archives. Il est responsable du classement des archives de son secteur d’activités et collabore à l’archivage des dossiers de l’ensemble de l’organisation de la MRC. Ses principales responsabilités sont :
- Recevoir et traiter les appels ainsi que la correspondance destinés au greffe et aux archives;
- Préparer et effectuer l'envoi de documents du greffe et des archives; assurer le suivi des correspondances traditionnelles et électroniques;
- Rédiger, préparer et corriger, incluant la mise en page, tout document administratif du greffe et des archives (procès-verbal, convocation, lettre, résolutions, avis publics, rapports, contrats, etc.);
- Collaborer à l’organisation des réunions du conseil et des autres comités assignés au greffe, préparer l’ordre du jour ainsi que tout support administratif et matériel requis; sur demande, assister à ces réunions, prendre en notes les délibérations, rédiger les comptes rendus et les distribuer aux personnes concernées; exercer le suivi administratif nécessaire;
- Effectuer des recherches sur certains règlements et en faire la mise à jour, lorsque requis;
- Mettre à jour et classifier les fichiers électroniques pour repérage;
- Assurer une gestion rigoureuse des dossiers, codifier, classer et tenir à jour l’inventaire des dossiers de son secteur d’activités, contrôler l’accès à ceux-ci et en assurer l’épuration et l’archivage
- Tenir à jour différents index et répertoires;
- Soutenir le greffier dans les processus d’appels d’offres et le suivi des divers contrats;
- Réaliser toute autre tâche pertinente et connexe au poste à la demande du supérieur immédiat.
Compétences et exigences recherchées
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent;
- Expérience minimale de cinq (5) ans dans un poste de secrétariat;
- Formation en secrétariat juridique ou expérience dans un poste similaire du domaine municipal constituent des atouts;
- Maîtrise du français (oral et écrit); avoir une aisance à composer et à structurer des textes;
- Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) ainsi qu’Adobe Acrobat;
- Rigueur et souci du détail;
- Autonomie et sens inné de l’organisation;
- Capacité d’évaluer et de prioriser les travaux selon les échéances et être apte à travailler sous pression, avec de fréquentes interruptions.
Conditions de travail
Poste temporaire à temps plein
Horaire de travail : semaine de 35 heures
Salaire offert : selon la grille salariale en vigueur avec avantages sociaux
Début d’emploi : 17 octobre 2016
Veuillez transmettre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation d'ici le 6 octobre 2016 à :
MRC de La Haute-Yamaska
142, rue Dufferin, bureau 100
Granby (Québec) J2G 4X1
Télécopieur : (450) 378-2465
Courriel : mrc@haute-yamaska.ca
Veuillez ne pas téléphoner. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue seront contactées. La MRC offre des chances d'emploi égales à tous.
