Sous la supervision de la Direction générale, la technicienne en administration exécute les tâches associées à la gestion administrative et financière de la municipalité.
Volet administratif
- Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne compétente;
- Saisir à l'ordinateur, réviser la correspondance, des présentations, rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
- Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
- Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions des membres de l’équipe;- Suite…
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique dans la mesure de ses connaissances et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
- Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
- Préparer et consigner les procès-verbaux des réunions;
- Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire.
- Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
- Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités;
- Répondre aux demandes d'information des citoyens, entretenir de bons rapports avec les citoyens et résoudre des problèmes;
- Participer au processus électoral, lorsque requis;
Volet financier
- Calculer, préparer et traiter des factures, des comptes fournisseurs et des comptes clients, des budgets et d'autres registres financiers conformément aux procédures établies.
- Calculer, préparer et émettre des documents associés aux comptes, tels que des factures, des états de compte et d'autres relevés financiers, en utilisant des systèmes informatisés;
- Coder, totaliser, saisir à l'ordinateur, vérifier et rapprocher des transactions, telles que les comptes fournisseurs et clients, les commandes, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires;
- Participer à la préparation du budget : compiler les données et documents budgétaires à partir des estimations des recettes et dépenses, et des budgets précédents;- Suite…
- Tenir des registres financiers et établir, tenir à jour et faire la balance de divers comptes en utilisant des systèmes de tenue de livres informatisés;
- Reporter des écritures au journal et faire concorder des comptes, préparer les balances de vérification des comptes, tenir des grands livres généraux et préparer des états financiers;
- Calculer et préparer la paye et d'autres factures;- Suite…
- Compléter et soumettre des formulaires de versement d'impôts, d'indemnisation des accidents du travail d'autres documents gouvernementaux;
- Préparer d'autres rapports statistiques, financiers et comptables.
Taxation annuelle et taxation complémentaire
- Effectuer les calculs de la taxation annuelle selon la règlementation adoptée par le Conseil et participer au processus de facturation.
- Facturer les comptes de taxes complémentaires;
Mutations
- Vérifier le document notarié et établir la mutation ou le droit supplétif, effectuer le calcul et participer au processus de facturation.
Perception
- Effectuer diverses facturations et encaissements au comptoir (ex : permis, location de quais, etc.).
- Effectuer tous les encaissements relativement aux paiements de taxes/ mutations, balancer les encaissements et préparer les dépôts;
Fermeture et ouverture de l'année
- Préparer les diverses phases du travail pour l’audit des auditeurs;
Exécuter toute autre tâche connexe telle que demandé par son supérieur immédiat.
Formation générale
DEC en techniques administratives, option comptabilité, DEP en secrétariat, un atout.
Expérience antérieure
Minimum de 3 à 5 années dans l’exercice de fonctions similaires
Expérience du monde municipal: un atout.
Autres connaissances
Très bonnes connaissances de la suite Office
Connaissances des logiciels municipaux, un atout
Langues parlées et écrites
Maîtrise de la langue française orale et écrite
Connaissances fonctionnelles de la langue anglaise orale et écrite
Rémunération et avantages sociaux selon la convention collective en vigueur.
Municipalité Lac-des-Seize-Îles
47, rue de l'Église
Lac-des-Seize-Îles Québec
Canada J0T 2M0
