Nos bureaux sont situés à deux pas du centre de ski Mont-Blanc et à quelques minutes de la Station touristique Mont Tremblant. La MRC des Laurentides compte un peu plus de 40 employés. Les 20 municipalités et villes constituantes et plusieurs organismes apparentés représentent sa principale clientèle avec laquelle vous aurez à travailler.
SOMMAIRE DES FONCTIONS
Sous la coordination d’un membre du personnel-cadre attitré par la direction générale, le titulaire du poste est responsable du soutien administratif et du support en matière d’utilisation des logiciels de bureautique pour les différents services de la MRC.
PRINCIPAUX SERVICES COUVERTS PAR CETTE FONCTION :
1. Activités générales de secrétariat
- Reçois les appels téléphoniques, prends les messages ou les acheminent aux destinataires concernés et fournis, lorsque requis, les informations demandées;
- Accueille les visiteurs qui lui sont dirigés, les renseigne et les dirige, au besoin, à la personne concernée;
- Traite le courrier régulier et électronique, rédige la correspondance d'ordre courant et prépare le courrier pour l'expédition;
- S'assure de la diffusion de documents auprès des personnes visées;
- Reproduis et relie divers documents;
- Procède à l'ouverture des dossiers, organise et gère le classement des documents;
- Produis divers documents tels que lettres, rapports, tableaux de statistiques et en assure le suivi;
- Collabore aux travaux des différents comités;
- Fixe les rendez-vous, organise les réunions et rencontres de travail, rédige les documents et assure leur suivi (avis de convocation, ordres du jour, comptes rendus et procès-verbaux, etc.);
- Participe à la rédaction (correction syntaxique et grammaticale) et assure la conception informatique de divers documents et présentations (analyse, rapports, études, avis, recommandations, etc.)
- Procède à la saisie de données et maintient à jour les bases de données;
- Applique les processus administratif et informatique nécessaires à la gestion et au suivi des dossiers qui lui sont confiés tels que les ventes pour taxes, la formation des pompiers, les infractions à la règlementation municipale applicable par la Sûreté du Québec, les plaintes et requêtes des citoyens touchant notamment l’évaluation foncière et la gestion des matières résiduelles;
- Participe à la mise en place et au maintien d’une image corporative et d’un service à la clientèle de qualité.
2. Activités spécifiques au service de l’évaluation
- Compile et tient à jour les dossiers traités et en fait une représentation graphique;
- Procède à l’ouverture des dossiers de demandes de révision et tient à jour le fichier informatisé et en fait le suivi;
- Reçois et administre les contrats de mutations, par municipalité et selon les modalités établies par la MRC;
- Fais le suivi du dépôt des rôles.
3. Activités spécifiques au service des finances
- Collabore à la livraison des programmes de subvention à l’habitat;
- Supporte les processus d’achat (papeterie, formulaires, etc.)
- Supporte les vérificateurs externes lors des travaux de vérification.
4. Activités spécifiques aux services juridiques et des communications
- Collabore à la mise en place d’outils de communications internes et externes tels que, mais sans limitation, site web, conférence, communiqué de presse, avis, dépliant, bulletin, sondage, activités spéciales, etc.;
- Recueille et diffuse l’information sur les services, les programmes et les initiatives ou toute autre information jugée pertinente par la direction générale et le cas échéant, réfère les personnes aux ressources appropriées.
5. Activités spécifiques aux services publics
- Maintient à jour le livre des règlements municipaux appliqués par la Sûreté du Québec et s’assure de sa diffusion auprès des personnes concernées;
- Effectue un suivi administratif des différentes demandes liées à la gestion des matières résiduelles, qu’elles soient en provenance des municipalités, citoyens ou autres;
- Assure la gestion administrative des dossiers des candidats dans le cadre des programmes de formation de l’École nationale des pompiers du Québec (inscription, validation des candidatures, organisation logistique de la formation, facturation);
- Applique le procédurier concernant le traitement des fausses alarmes et le met à jour.
6. Activités spécifiques aux services des télécommunications et de l’informatique
- Participe à la rédaction des contrats et ententes tels qu’accès VPN et connexion internet selon les modèles et politiques existantes, et en assure le suivi;
- Collige les informations liées aux utilisateurs des différentes applications informatiques et met à jour les données.
NOTE : Il est entendu que cette description de tâches reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description détaillée de toutes les tâches à accomplir, tel qu’effectuer toute autre tâche connexe que peut lui confier son supérieur.
Formation et qualifications exigées :
- Connaissances de niveau postsecondaire reconnues par l’obtention d’attestation ou de certificat spécialisé ou toute autre formation équivalente pertinente reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur dans le domaine approprié;
- Avoir acquis plus de deux (2) années d’expérience dans des fonctions similaires;
- Maîtriser l’environnement Windows (Word, Excel, PDF, PowerPoint);
- Excellente connaissance du français parlé et écrit;
Qualités recherchées:
- Grande autonomie, professionnalisme et discrétion;
- Habileté à établir de bonnes relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément (gestion du temps et des priorités, ainsi qu’une très bonne gestion du stress);
- Sens du jugement;
- Capacité à travailler sous pression;
- Connaissance de l’anglais : un atout;
- Connaissance du milieu municipal : un atout.
Lieu de travail : Bureau de la MRC des Laurentides, 1255 chemin des Lacs, St-Faustin-Lac-Carré, J0T 1J2
Salaire, avantages sociaux et horaire de travail :
Le salaire et les avantages sociaux sont établis selon la convention collective en vigueur. La semaine de travail est du lundi au jeudi soit 4 jours par semaine (33 heures).
MRC des Laurentides
1255 chemin des Lacs
Saint-Faustin-Lac-Carré Québec
Canada J0T 1J2
Toute personne intéressée par ce poste et répondant aux exigences et qualifications requises doit faire parvenir son curriculum vitae au plus tard le 7 février 2017 à l’attention de monsieur Richard Dunn, directeur du service de l’évaluation foncière en mentionnant le numéro de l’affichage et le titre du poste, par courriel à rh@mrclaurentides.qc.ca.
Note : Seuls les candidats retenus seront contactés. Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
