Mission du service :
La Direction des services administratifs a pour mission de gérer l’ensemble des processus administratifs avec équité et transparence et réaliser, en étroite collaboration avec les directions, une gestion efficace et efficiente des ressources financières, humaines et matérielles, en vue d'atteindre les objectifs définis dans la planification stratégique.
Description :
Relevant du Coordonnateur – Dotation et développement du personnel, le/la titulaire effectue des tâches variées de nature administrative, cléricale et de soutien général pour le personnel du Service.
Le ou la titulaire du poste assure l'exécution des principales activités suivantes :
• Reçoit le courrier, en prend connaissance et l’achemine à qui de droit.
• Rédige et signe de la correspondance d'ordre général et non technique telles que réponses à des demandes d'information.
• S'assure que la correspondance à expédier est complète et ne contient pas d'erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe et d'orthographe.
• Reçoit, loge et transmet les appels téléphoniques; accueille les visiteurs; obtient et donne l’information disponible.
• Tient l’agenda de son supérieur.
• Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport), hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.
• Effectuer la préparation matérielle de réunions, et procéder aux convocations.
• Assiste à des réunions, prend note des délibérations et dresse les comptes rendus ou les procès-verbaux.
• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources.
• Effectuer diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples; utiliser l'équipement usuel de bureau (photocopieur, télécopieur, calculatrice, etc.).
• Effectuer, sur demande, toute autre tâche connexe.
Exigences du poste :
Le/la titulaire doit détenir un diplôme d’études professionnelles associé à un programme d’étude dans le secteur approprié ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente selon la politique établie.
L’emploi nécessite deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.
Autres exigences :
• Bilinguisme et bonne connaissance de la grammaire française et anglaise
• Connaissance des logiciels Word, Outlook, Excel
• Sens de l’organisation développé
• Entregent et habiletés en service à la clientèle
• Connaissance de la rédaction de procès-verbaux, de la saisie au clavier et de la disposition des textes et des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat
• Habileté à transcrire des données avec précision, à percevoir des détails et à relever des erreurs.
35 heures par semaine
Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier (1er) lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de huit heures trente (8 h 30) à seize heures trente (16 h 30) moins une (1) heure pour le repas.
Pour la période comprise entre le premier (1er) lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de huit heures (8 h) à seize heures trente (16 h 30) moins quarante-cinq (45) minutes pour le repas; le vendredi, de huit (8 h 00) heures à midi.
Pour postuler, vous devez créer votre profil dans la section 'Mon profil' de notre site Web et rendez-vous à www.pointe-claire.ca/emplois et cliquez sur « Postulez dès maintenant ».
* La Ville de Pointe-Claire souscrit aux principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Nous vous remercions à l’avance de votre candidature. Cependant, seules les personnes retenues seront contactées.
