Capitale régionale des Laurentides, Saint-Jérôme offre une carrière aux perspectives passionnantes dans un environnement inspirant et au sein d'une équipe engagée.
La Ville de Saint-Jérôme est à la recherche de candidats pour combler un poste de chef de la Division de la gestion des documents au Service du greffe et des affaires juridiques.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Sous l’autorité de la directrice du Service du greffe et des affaires juridiques, le chef de Division planifie, dirige, organise, coordonne et contrôle les activités liées au fonctionnement de la gestion des documents et des archives de la Ville.
Il est responsable d’assurer l’accès, la conservation, la protection et la destruction des documents de la Ville, le tout, conformément aux lois en vigueur.
Il détermine les orientations, les objectifs et les priorités en matière de gestion documentaire.
Le titulaire doit conseiller les directions des services en matière de gestion de documents et d’archives. Il analyse leurs besoins et émet des recommandations
Il assure une gestion optimale des ressources financières, humaines et matérielles sous sa responsabilité et définit des stratégies dans le but d’optimiser l’offre de services tout en mettant en place des processus d’amélioration continue.
Plus spécifiquement, le titulaire aura à diriger une division comptant quatre techniciennes en gestion des documents, une secrétaire et deux commis répartis dans deux bâtiments. Il agit à titre de personne ressource auprès du personnel sous sa responsabilité. Il est responsable de la gestion du centre d’archives et doit s’assurer de son entretien.
PRINCIPAUX DÉFIS
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Réaliser l’arrimage de la gestion des documents en format papier et électronique ;
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Exploiter efficacement le logiciel de gestion électronique des documents ;
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Assurer la conservation, l’accessibilité, le partage et la pérennité de l’information de l’organisation ;
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Assurer le développement, l’application et la mise à jour des politiques, des procédures, du plan de classification et du calendrier de délais de conservation ;
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Assurer une amélioration continue des processus, méthodes de travail et des systèmes existants afin de permettre une gestion efficace de l’information ;
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Concevoir et implanter un programme de formation du personnel pour l’utilisation des outils de gestion documentaire ;
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Mobiliser les employés à l’atteinte des objectifs fixés en lien avec la planification stratégique;
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES
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Détenir un certificat en archivistique ;
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Détenir un baccalauréat en administration et un certificat en gestion de l’information numérique, un atout ;
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Avoir un minimum de dix (10) années d’expérience en gestion documentaire dont cinq (5) ans comme gestionnaire;
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Connaissance des lois et des règlements concernant la gestion des documents et des archives ;
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Connaissance des technologies de l’information et des outils de GED dont le logiciel ULTIMA, un atout ;
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Expérience en gestion électronique des documents, un atout ;
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Talent naturel d’organisation et de leadership ;
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Aptitude à faire preuve de rigueur et minutie ;
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Habilité à communiquer en français, verbalement et par écrit ;
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Maîtriser les compétences suivantes : capacité analytique, courage managérial, gestion efficiente des ressources et des priorités, gestion de soi et adaptabilité ainsi que leadership mobilisateur;
RÉMUNÉRATION
Selon l’échelle salariale de la politique de rémunération des cadres.
Ville de Saint-Jérôme
10, rue Saint-Joseph, bureau 101
Saint-Jérôme Québec
Canada J7Z 7G7
Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature uniquement via le site Internet de la Ville de Saint-Jérôme au www.vsj.ca dans la section « offres d’emploi », en joignant obligatoirement leur curriculum vitae ainsi qu’une copie de leur diplôme et de leur permis de conduire avant le 1er septembre 2017 à 11h.
La Ville de Saint-Jérôme applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles, minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
