Sous l’autorité du directeur du service et en collaboration avec l’adjoint exécutif de la direction générale, le ou la titulaire du poste accueille, informe et dirige la clientèle, prend connaissance de leurs besoins, les assiste dans leurs recherches. Exécute diverses tâches reliées au secrétariat d’ordre général pour l’ensemble des services municipaux ou accomplit les tâches requises au comptoir d’accueil de la bibliothèque selon l’horaire établi. Le titulaire de ce poste est appelé à effectuer le remplacement ponctuel dans divers services de la Ville, selon les besoins.
Entre autres, et de façon non limitative, le ou la titulaire de ce poste doit :
Bibliothèque H.-N.-Biron:
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Assurer l'accueil des usagers, les informer et les diriger en fonction de leurs besoins;
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Recevoir, filtrer et assurer le suivi des appels téléphoniques et courriels des abonnés;
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Faciliter l’accès aux documents de la bibliothèque et aux ressources numériques;
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Réaliser les réservations et assurer le suivi de documents;
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Exécuter des tâches relatives au prêt de documents, au catalogage, à la classification et à la recherche bibliographique;
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Mettre en circulation et recevoir les livres et autres documents de la bibliothèque;
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Ranger les livres et les autres documents de la bibliothèque en fonction des protocoles établis;
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Effectuer la préparation matérielle des documents et des travaux d’inventaire;
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Participer aux opérations de rotation de livres, aux opérations d’évaluation et d’élagage des livres et autres documents;
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Animer des activités et des projets de médiation culturelle;
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Travailler avec les bénévoles dans le cadre des projets d’animation et de promotion;
Secrétariat général et réception:
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Recevoir, filtrer et assurer l'acheminement des appels téléphoniques, courriels et télécopies;
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Recueillir et fournir des renseignements d’ordre général, prendre des messages et les acheminer aux destinataires;
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Recevoir les visiteurs, identifier leur besoin; vérifier la disponibilité ou prendre rendez-vous ou diriger la personne vers le bon service;
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Effectuer du travail général de bureau, tel que photocopies, travaux d'impression de documents, de rédaction de lettres et toute autre correspondance, etc.;
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Effectuer diverses activités de support administratif telles que saisie de données, compilation d'information, assemblage de documents, expédition, tri et distribution du courrier, réservation de salles de réunion, suivi d'inventaire, réquisition de fournitures, facturation, encaissement, dépôt et gestion de la petite caisse (cheminement des cartes de temps, tenue d'agenda, relevés de dépenses, commande de matériel, etc.);
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Opérer tout équipement de bureautique ou informatique requis à l'exercice de ses attributions (photocopieur, machine à affranchir, du système téléphonique);
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Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.
* La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.
Le candidat doit :
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Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEP) ou dans une discipline jugée pertinente ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes ;
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Avoir un minimum d’une année d’expérience pertinente dans le domaine;
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Posséder d’excellentes habiletés pour la rédaction, la communication orale et écrite, et avoir une maîtrise parfaite du français écrit;
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Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
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Être orienté sur l’approche client;
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Démontrer d’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles, tact et diplomatie;
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Avoir le souci du détail, être une personne rigoureuse et méthodique;
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Avoir la capacité de travailler en équipe;
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Faire preuve d’autonomie, d’initiative et d’un grand sens de l’organisation;
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Posséder des connaissances informatiques sur les divers logiciels utilisés par la Ville (Symphonie Citrix et Vdx) seraient un atout.
Il s’agit d’un poste régulier à temps partiel à raison d’une moyenne de 20 heures par semaine. L’horaire de travail est variable, généralement de jour du lundi au vendredi et occasionnellement de soir ou le samedi. Le salaire annuel est en fonction de la qualification et de l’expérience du candidat retenu selon la convention collective en vigueur à la Ville de Nicolet.
