Responsabilités

Sous la responsabilité du directeur général, la personne titulaire du poste assurera les tâches générales de secrétariat ainsi que diverses tâches administratives de la direction générale, du bureau du Maire et Conseil municipal. Elle travaille en étroite collaboration avec la direction générale, le bureau du Maire, les membres du Conseil municipal, les services sous la responsabilité du directeur général.

Elle collaborera entre autre aux dossiers suivants :

1. Effectue le contrôle des dossiers administratifs auprès des divers services municipaux, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits et fait rapport à son supérieur;
2. Assiste le directeur général et/ou le Maire dans la constitution des dossiers prioritaires de la ville, assure la coordination des échéanciers et signale le dépassement d’échéance;
3. Fait des travaux de recherches. Recueille et collige des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports, articles, discours, lettres, etc., à compléter des dossiers ou à fournir de l’information;
4. Exerce l’autorité, supervise, conseille et évalue l’ensemble du personnel de secrétariat de la Ville, relativement à la qualité documentaire, la production des rapports d’activités et du service d’accueil aux citoyens;
5. Coordonne et concilie l’agenda du directeur général et du Maire, voit à l’organisation matérielle des réunions, procéde aux convocations et à la préparation des dossiers et des documents pertinents. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur;
6. Effectue diverses réservations pour les membres du conseil telles que les congrès ainsi que diverses représentations externes;
7. Accueille les personnes se présentant à la direction et/ou au bureau du Maire, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la règlementation et au besoin donne des explications ou des précisions;
8. Assiste la direction générale et le bureau du Maire dans diverses rencontres et activités générales et assure le soutien clérical s’y rattachant par la rédaction de comptes rendus;
9. Participe à la préparation budgétaire de la direction générale et du Bureau du Maire et à son suivi et contrôle, signale les écarts observés;
10. Assume la rédaction de la correspondance, la réception du courrier, la prise d’appels téléphoniques, la gestion des courriels, la gestion des informations et des plaintes reliées à son champ d’activités pour la direction générale et le bureau du Maire;
11. Transmet à la direction générale un rapport trimestriel relatif aux suivis des plaintes et des détails des réponses;
12. Participe, lorsque requis, aux rencontres des divers comités;
13. Peut être appelé à remplacer le Directeur général lors de diverses rencontres et/ou réunions;
14. Réalise toute autre tâche connexe ou dévolue par la direction générale et le Bureau du Maire.

a) Diplôme d’études collégiales (D.E.C) en techniques de bureautique, ou l’équivalent;

b) Expérience pertinente minimale de 5 ans dans des fonctions connexes;

c) La connaissance du milieu municipal serait un atout;

d) Maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit;

e) Connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit;

f) Excellente connaissance (fonctions avancées) des logiciels de la suite Microsoft Office;

g) Avoir de l’entregent et faire preuve de polyvalence, d’initiative, de jugement, d’autonomie, de discrétion et de diplomatie. Souci du détail et sens de l’organisation;

h) Reconnue pour sa rigueur, son sens d’autonomie, son bon jugement et sa polyvalence;

i) Habileté de planification et de coordination, sens de l’organisation et de débrouillardise;

j) Bonne capacité à gérer le stress.
 

Le salaire et les conditions de travail seront déterminés selon la politique en vigueur pour la rémunération des postes cadres.

Vous devrez faire preuve de disponibilité pour travailler en dehors des heures de travail régulières.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature au plus tard le 13 juillet 2012 à l'adresse suivante :

Ville de Sainte-Anne de –Bellevue
a/s Lucie Gendron
109 rue Sainte-Anne
Sainte-Anne de-Bellevue (Québec)
H9X 1M2

Par télécopieur : 514 457-6087