Description
Explorez les techniques les plus efficaces pour effectuer le déclassement et l'archivage de vos documents.
Périodiquement, généralement sur une base annuelle, le système de Gestion intégrée des documents (GID) technologiques et en format papier d’une organisation publique ou privée doit être épuré des éléments qui ne sont plus utiles à des fins administratives. Quels sont les documents ou les dossiers à éliminer, en entier ou en partie? Quels sont ceux qui doivent être conservés en permanence, compte tenu de leurs valeurs historiques, archivistiques ou patrimoniales?
Objectifs
- Se familiariser avec l’application d’un calendrier de conservation
- Se doter d’une méthodologie de gestion du cycle de vie des documents et des dossiers
- Se doter d’une méthodologie de traitement des documents et des dossiers actifs et semi-actif
- Évaluer les avantages de l’automatisation du processus
Contenu
- La planification des opérations de gestion du cycle de vie
- L’organisation ou l’utilisation d’un dépôt des semi-actifs et d’un centre d’archives
- Le traitement des dossiers physiques semi-actifs
- L’élimination dossiers physiques inactifs à détruire
- Le versement dans les archives des dossiers physiques de conservation permanente
- L’élimination ou le versement dans les archives des documents technologiques.
- La planification et l’automatisation des opérations de traitement
- Le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques.
Inclut une procédure de déclassement et d'archivage pour votre organisation. Durée: 3h.
Prérequis
Aucunes
Contact
Courriel: thibodeaun@gestar.qc.ca
GESTAR Gouvernance documentaire 1135 Grande-Allée Ouest Bureau 280 Québec Québec Canada G1S 1E7 1-800-463-6365
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