Membre de l’équipe de l’aménagement du territoire, l’agente de soutien administratif a pour principales responsabilités d’assurer le service aux citoyens pour les demandes de permis, la prise de rendez-vous et le suivi auprès des citoyens ainsi que des membres de son équipe.
Description de tâches
Plus précisément, le titulaire du poste devra :
Service aux citoyens
- Accueillir les demandes de la clientèle;
- Assurer le traitement des appels téléphoniques et des communications électroniques et les diriger aux personnes concernées;
- Recevoir, enregistrer et faire le suivi des diverses requêtes, plaintes ou demandes de permis reçues;
- Fournir à la clientèle les renseignements et services pertinents à leurs demandes.
Soutien administratif
- Prendre les dispositions relatives aux agendas des personnes qui lui sont assignées quant à la prise et la fixation de rendez-vous;
- Assurer la gestion, le tri, la distribution et l’expédition du courrier postal et/ou des colis;
- Percevoir les paiements relatifs aux demandes de permis et licences de chiens;
- Préparer les bons de commandes et effectuer le suivi des factures;
- Effectuer la fermeture de sa caisse et des lots et préparer le dépôt bancaire;
- Assumer la responsabilité du système de classement du service de l’aménagement du territoire et appliquer la procédure d'archivage;
- Concevoir divers documents tels que lettres, formulaires administratifs, tableaux statistiques et listes conformément aux demandes du directeur;
- Effectuer la mise en page des documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire;
- Tenir le registre des réservations et du kilométrage des véhicules administratifs et s’assurer de sa bonne utilisation.
Exigences du poste
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique ou toute autre formation pertinente à la fonction;
- Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
- Bonne connaissance des logiciels informatiques de la Suite Office;
- Très bonne maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Compétences recherchées
- Écoute et communication
- Capacité d’adaptation et polyvalence
- Esprit d’équipe et collaboration
- Constance et méthodologie
- Discernement et jugement
Les conditions de travail sont établies dans la Convention collective de travail des cols blancs en vigueur.
La rémunération horaire se situe entre 23,07 $ (échelon 1) et 27,85 $ (échelon 10), sous la classification « Agent de soutien administratif, secrétaire et secrétaire-réceptionniste ». La Ville offre des avantages sociaux concurrentiels, ainsi qu’un environnement de travail où les défis sont nombreux et motivants.
Sainte-Brigitte-de-Laval (Ville)
414, avenue Sainte-Brigitte
Sainte-Brigitte-de-Laval Québec
Canada G0A 3K0
