L’Association québécoise d’urbanisme (AQU), acteur clé dans la promotion et le développement des bonnes pratiques en urbanisme à travers le Québec, est à la recherche d’une adjointe administrative.
Relevant de la Direction générale, la personne titulaire du poste aura pour mandat d’assurer un soutien administratif polyvalent et rigoureux au fonctionnement quotidien de l’Association. Ce poste s’adresse à une personne autonome, organisée et orientée vers le service, souhaitant contribuer concrètement au fonctionnement d’une association professionnelle engagée dans le développement des bonnes pratiques en urbanisme au Québec.
- Description de la fonction :
L’adjointe administrative assure la gestion quotidienne des activités de l'Association. Cette personne est responsable du bon fonctionnement administratif, du service aux membres, des communications, des événements et des outils numériques. Elle joue un rôle central dans la réalisation des projets de l'Association et contribue activement à la qualité des services offerts aux membres.
- Responsabilités principales :
- Assurer la gestion quotidienne des courriels, appels téléphoniques et de la correspondance
- Tenir à jour les dossiers administratifs et la base de données des membres
- Soutenir l’organisation d’activités et d’événements (inscriptions, logistique, réservations, communications, documentation, etc.)
- Effectuer la gestion documentaire et l’archivage
- Assurer le suivi des échéances administratives
- Participer à la gestion financière de l'organisme, en collaboration avec le trésorier : comptabilité courante, facturation, paiements, conciliations bancaires
- Gérer les adhésions, les ventes en ligne, la boutique virtuelle et le service aux membres.
- Assurer l'administration et la mise à jour du site Web, des plateformes numériques, des bases de données et des différents outils technologiques de l'Association
- Assurer, au besoin, certaines responsabilités de la direction générale lors d'absences de courte durée.
- Effectuer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement de l'Association
- Résultat attendu :
Un soutien administratif efficace, structuré et fiable contribuant à la fluidité des opérations de l’association
- Scolarité
Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe (ou formation équivalente)
- Expérience
- 2 à 5 ans d’expérience en soutien administratif
- Expérience dans un OBNL ou une association (atout important)
- Expérience en préparation de réunions et rédaction de procès-verbaux
- Compétences
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Microsoft 365, Zoom, etc.)
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Rigueur, autonomie et discrétion
- Fiabilité et sens des responsabilités
- Bon service à la clientèle et facilité à communiquer
Conditions de travail
- Poste à temps partiel (14 heures par semaine), avec horaire flexible
- Taux horaire variant entre 25 $ et 30 $, selon l’expérience
- Travail réalisé majoritairement en télétravail
- Environnement de travail collaboratif, offrant une grande autonomie et une flexibilité adaptée à la réalité de l’organisation
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
